TL;DR. Usa SaaS estándar cuando tu proceso es común y el SaaS cubre >85% del caso. Desarrolla a medida cuando (1) el proceso es tu diferenciador, (2) usas 3+ SaaS que no se hablan entre sí y gastas tiempo traduciendo, o (3) la IA sobre tus datos privados multiplica el valor. Regla del dedo: si el coste anual de workarounds + licencias excede 40 k€ y el software vive 5+ años, compensa a medida.
1. Por qué esta decisión importa (más de lo que parece)
Elegir mal entre un SaaS estándar y un desarrollo a medida puede costarte entre 20 y 200 k€ en los primeros 3 años — sin contar el coste de oportunidad de tu equipo encerrado en workarounds. La decisión se toma normalmente en una reunión de 2 horas con sesgos ("el CEO quiere diferenciación", "IT quiere Python", "finanzas quiere mínimo OPEX") y sin un framework claro.
Este artículo te da ese framework. Es el mismo que aplicamos en el discovery de IAGEAE cuando un cliente nos pide valorar un proyecto a medida y acabamos recomendándole una combinación de 2 SaaS existentes por 400 €/mes. Nos ha pasado más veces de las que parecería razonable decir en un post de marketing.
2. Las 7 preguntas clave
Pregunta 1: ¿Tu proceso es un diferenciador competitivo?
Si lo que hace especial a tu empresa está en ese proceso (cómo atiendes clientes, cómo produces contenido, cómo tomas decisiones de pricing), meterlo en un SaaS estándar te iguala a la competencia. Si es un proceso back-office común (facturación, nómina), no hay diferenciación que proteger.
Pregunta 2: ¿Cuántos SaaS usas hoy para este caso?
Cuando 1 SaaS cubre el 90%, quédate. Cuando usas 3+ SaaS que no se hablan entre sí y tienes a alguien "traduciendo" entre ellos con Zapier/hojas de cálculo, hay razón técnica para un middleware o una plataforma a medida.
Pregunta 3: ¿Cuánto tiempo gastas en workarounds mensualmente?
Calcula las horas-persona/mes dedicadas a compensar lo que el SaaS no hace. Multiplica por el coste hora (~30-60 €). Si supera 2-3 k€/mes de forma continuada, ya estás pagando un desarrollo a plazos sin el upside.
Pregunta 4: ¿Cuál es la expectativa de vida del software?
Un desarrollo a medida tiene coste fijo inicial alto pero coste marginal bajo tras 2-3 años. Un SaaS tiene coste mensual lineal. El cruce típico está en los 30-50 meses. Si el proceso vive menos de 2 años (p.ej. proyecto con cliente único), no desarrolles.
Pregunta 5: ¿Cuántos usuarios internos y externos lo usarán?
SaaS con licencias por usuario pueden disparar costes al escalar (Salesforce, HubSpot Enterprise). A 50+ usuarios, muchas veces un desarrollo a medida es más barato en 3 años. A 10 usuarios, casi nunca.
Pregunta 6: ¿Hay datos sensibles que no quieres que salgan de tu infra?
RGPD-crítico, banca, salud, sector público: meter datos en un SaaS americano puede requerir evaluación de impacto, SCC, DPA. A veces lleva 6 meses solo el legal. Un desarrollo a medida en tu infraestructura cierra ese debate.
Pregunta 7: ¿La IA sobre tus datos privados multiplica el valor?
Un SaaS aplica IA "general". Un desarrollo a medida puede aplicar IA sobre tus datos propios: copilotos con tu know-how interno, agentes que clasifican con patrones tuyos, RAG sobre tu documentación. Esto no existe en ningún producto enlatado.
3. Matriz de puntuación (úsala en tu reunión de decisión)
Para cada pregunta, puntúa del 1 al 5 cómo se aplica a tu caso:
Pauta de puntuación
| Pregunta | 1 pt → SaaS estándar | 5 pts → A medida |
|---|---|---|
| 1. Diferenciación | Proceso común | Core competitivo |
| 2. Nº SaaS hoy | 0-1 | 4+ |
| 3. Horas workaround/mes | <10h | >80h |
| 4. Vida del software | <1 año | 5+ años |
| 5. Nº usuarios | <5 | >100 |
| 6. Sensibilidad de datos | Baja/pública | Crítica regulatoria |
| 7. IA sobre datos propios | No aplica | Alto impacto |
Suma (7-35):
- 7-14: SaaS estándar, claramente. No dudes.
- 15-21: Híbrido. SaaS + middleware ligero a medida, o SaaS con integraciones personalizadas.
- 22-28: Desarrollo a medida probablemente tiene ROI. Valida con un discovery.
- 29-35: A medida sin duda. Busca proveedor serio.
4. Tabla comparativa rápida
| SaaS estándar | Software a medida | |
|---|---|---|
| Coste inicial | Bajo (free trial / mensual) | Alto (25-60 k€ MVP) |
| Coste mensual | Por usuario o plan fijo | Infraestructura (150-600€) + mantenimiento (8-15% anual) |
| Time to value | Días/semanas | 8-12 semanas MVP |
| Personalización | Limitada a lo que expone | Total |
| Integración | Marketplace / API limitada | Cualquier sistema |
| Propiedad del dato | Del SaaS (con export) | 100% tuya |
| Vendor lock-in | Alto | Nulo (si eliges bien el proveedor) |
| Escalabilidad | Hasta límites del plan | Ilimitada (con coste) |
| Evolución | A ritmo del SaaS | A tu ritmo |
| Riesgo | El SaaS quiebra o sube precios | Dependes del equipo técnico |
5. La tercera opción: el híbrido inteligente
En muchos casos la respuesta óptima no es SaaS ni a medida, sino una combinación:
- SaaS para commodity + middleware a medida. Facturación con Stripe, CRM con HubSpot, email con Sendgrid. Middleware propio que los conecta y aplica tu lógica de negocio.
- SaaS como base + módulos a medida encima. Shopify + apps propias, Salesforce + extensiones, WordPress + plugins corporativos.
- SaaS hoy, a medida mañana. Arrancas rápido con SaaS para validar el negocio. Cuando el dolor se cuantifica, migras a medida.
El error más común que vemos en IAGEAE: empresas que construyen desde cero módulos que Stripe, Mailchimp o Auth0 ya resuelven mejor. No reinventes rueda. Construye lo que te diferencia, compra lo que no.
6. Tres casos reales (anonimizados)
Caso A: consultora de formación · puntuación 29 · a medida claramente
Producía cursos con 6 herramientas (Word, PowerPoint, Articulate, Vimeo, Moodle, hoja de cálculo). 40 horas/mes de "traducción" entre ellas. Proceso único como diferenciador. Decisión: desarrollo a medida (CreaForm-like). ROI en 14 meses.
Caso B: tienda e-commerce pymecup · puntuación 12 · SaaS claro
Quería "un Shopify propio con IA". Puntuación 12. Le explicamos que Shopify + 3 apps le costaba 180 €/mes y cubría el 95%. Lo aceptó. Sigue creciendo con Shopify tres años después.
Caso C: startup SaaS B2B · puntuación 22 · híbrido
Pensaba construirse su propio Stripe porque "necesitábamos flexibilidad en facturación". Falso. Usa Stripe Billing para commodity, desarrolla a medida solo la capa de reporting fiscal española (que Stripe no cubre). Ahorra 60 k€ vs full-custom.
¿Has puntuado y te sale 22+?
Te ayudamos a validarlo en un discovery pagado de 1-2 semanas. Si no encaja económicamente, te ahorramos los 25 k€ de empezar.
En resumen
La decisión build vs buy se toma peor de lo que debería porque raramente hay framework compartido entre técnicos, finanzas y negocio. Con las 7 preguntas de arriba y la matriz de puntuación, puedes alinear a tu equipo en 30 minutos y llegar a una conclusión defendible.
Si puntúas alto y decides explorar a medida, el método de IAGEAE arranca con un discovery que te da una estimación cerrada antes de comprometer presupuesto. Si puntúas bajo, te ahorramos el discovery y seguimos siendo amigos.